Fase II. Planeación del proyecto.
Objetivos generales de esta etapa.
1. Comprender
la importancia del plan de proyecto como herramienta que guía la ejecución y el
control, facilita la comunicación efectiva y establece los criterios para medir
el desempeño del proyecto.
2.
Comprender que documentos integran el plan y como
elaborarlos.
Partiendo de los objetivos
entregables y expectativas documentadas en la fase anterior en la cual
indicamos que pretendemos lograr, iniciamos el desarrollo del plan de proyecto
que incluye las estrategias y esquemas de como vamos a lograrlo.
Plan del proyecto.
Para que sirve
a. Guía la
ejecución y control del proyecto
b. Establece
el estándar o punto de referencia con el cual vamos a evaluar el éxito del
proyecto
c. Facilita la
comunicación entre los involucrados
d. Documenta
los criterios de nueve áreas y su aplicación
Que incluye,
documentos y herramientas utilizadas en la planeación
1. Alcance,
a. Recolección
de requisitos
b. Declaración
del alcance
c. Creación de
la EDT o WBS (desglose estructurado del trabajo.)
2. Recursos
Humanos,
a. Diagrama
organizacional del proyecto
b. Matriz de
roles y funciones
3. Comunicación
a. Matriz de
comunicación
b. Calendario
de eventos
c. Reporte
mensual
d. Estatus
semanal
4. Tiempo,
a. Programa
del proyecto ruta critica
5. Costo
a. Estimados
de costos
b. Presupuesto
base
c. Flujo de
efectivo
6. Calidad
a. Listas de
verificación diagrama causa efecto
b. Análisis de
precedentes
7. Riesgo
a. Mapa de
riesgos
b. Matriz de
administración de riesgos
8. Abastecimientos
a. Matriz de
abastecimientos
9. Integración
a. Control de
cambios
b. Lecciones
aprendidas
Administración
del alcance.
Su objetivo
es asegurar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido y solo el trabajo
requerido para terminar el proyecto exitosamente.
La
recolección de requisitos tiene el propósito de documentar las necesidades de
los involucrados para cumplir los objetivos del proyecto.
Con la
definición del alcance se pretende dejar en claro en un documento los límites
del proyecto, los productos que se entregaran al final, La estrategia metodológica a seguir, de que
factores depende que la empresa salga bien y como se medirá al final el éxito
del proyecto. Asegura que tanto el
cliente como el patrocinador y el equipo del proyecto confirmen como serán los
entregables finales del proyecto.
La
descripción de los entregables finales y subentregables deben seguir el criterio SMART, acrónimo que explicamos como especcifico, medible, acordado, realista y
en el tiempo
establecido.
Como
desarrollarla, definir dos o tres
párrafos para cada uno de los entregables finales utilizando la técnica de mapa
mental, obtener subentregables de cada
fase del proyecto o directamente desglosar cada entregable en tres o seis
subentregables, ejemplo. Un entregable final en el caso de la construcción de
un edificio seria la adaptación del edificio sus subentregables serian,
programa de necesidades, diseño arquitectónico e ingenierías, construcción,
mobiliario. Otro entregable seria en cambio en donde sus subentregables serían:
mudanza, anuncio, eventos de inauguración sus suentregables serían
invitaciones, banquete, música, medios de comunicación.
Por otra
parte con la creación del EDT se busca especificar detalladamente, de
preferencia en un gráfico todo el trabajo a realizar para lograr los productos
deseados, de esta manera se podrá tener un mayor conocimiento de las tareas a
realizar y un mejor control durante la fase de ejecución.
Ya con
estas bases es posible estimar el tiempo y los costos del proyecto en las fases
posteriores de la planificación.
Recolección
de requisitos. Los requisitos de un proyecto deben de ser definidos y
documentados, estos nos permiten especificar las necesidades y expectativas de
los involucrados las cuales deben ser cumplidas.
Para
desarrollar los requisitos primero se analiza la información contenida en el
acta del proyecto y se identifica quienes son los involucrados, luego se le
solicita los requisitos a los involucrados (clientes, usuarios, etc.), en
algunos casos también se deben revisar los mejores productos similares a los
que se desarrollaran durante el proyecto (Benchmark). Que es utilizar un modelo
de referencia. Las técnicas más empleadas para obtener requisitos son:
entrevistas, cuestionarios y encuestas, observación, prototipos, grupos de
enfoque y otras técnicas de trabajo en grupo.
El trabajo
resultante se registra en la salida del proceso “documentación de requisitos”, describe como los requisitos
individuales cumplen con los objetivos del negocio. Estos comienzan a definirse
a un alto nivel y se van detallando progresivamente.
Definición
del alcance. Pata definir la metodología del producto es necesario
primero, tener claro el método a emplear, sea de consultoría, mejora de
procesos, desarrollo de software, desarrollo de productos, etc. Luego se
necesita saber cuál es el ciclo de vida más adecuado según las circunstancias
en que surge el proyecto.
Creación
del EDT. Un EDT es un gráfico jerárquico que plasma las etapas de la
metodología a seguir en el proyecto, con un desglose de sus actividades hasta
un nivel conveniente.
El EDT se
construye a partir de los entregables y la metodología detallada en el
enunciado del alcance, y las actividades a realizar se descomponen en tareas.
Incluye todo el trabajo a efectuar durante la ejecución del proyecto.
Los
principios en que se basa la técnica del EDT son:
1. Divida y
vencerá, ante un problema complejo
2. Desglose
las actividades para tener un mejor entendimiento y control sobre ellas
3. Tome del
enunciado del alcance la metodología y los productos a entregar para construir
el EDT
4. El EDT
constituye un depósito de conocimientos metodológicos donde se podrán ir acumulando experiencias en
el futuro
Para crear
el EDT se sugiere seguir el siguiente procedimiento
1. Inserte el
entregable más importante de este proyecto en el nivel tope del EDT con el número 1.0
2. Identifique
las etapas de la metodología de su proyecto y los productos a entregar en cada
una de ellas. Asigne el entregable de cada etapa en el segundo nivel con los números 1.1, 1.2 , y
así sucesivamente.
3. Para cada
entregable, identifique los grupos de tareas o subetapas que resumen de manera lógica las actividades
supeditadas. Entonces coloque estos grupos en el tercer nivel con la numeración
correspondiente 1.1 , 1.2 y así sucesivamente.
El nivel de detalle del desgloce debe fundarse en que:
1. Debe permitir
entender la tarea a quien la va a realizar
2. Las
entradas y salidas que se especifiquen en cada tarea deben ser cuantificables,
para que se pueda saber cuándo se terminó cada una de ellas.
3. Debe
permitir identificar el grado de avance del proyecto durante la ejecución
4. Conviene
que considere el riesgo; a más riesgo, más detalle
5. La duración
de cada tarea al más bajo nivel tiene relación con los ciclos de revisión
durante la ejecución para mejorar el control.
6. Trate de
identificar a una persona responsable por tarea
7. Debe dar
por resultado que el presupuesto y el cronograma sean manejables, ya que luego
se utilizara el EDT para estimas los tiempos y los costos del proyecto.
