Continuando con la fase 2

Fase II. Planeación del proyecto.

Objetivos generales de esta etapa.

1.      Comprender la importancia del plan de proyecto como herramienta que guía la ejecución y el control, facilita la comunicación efectiva y establece los criterios para medir el desempeño del proyecto.

2.      Comprender que documentos integran el plan y como elaborarlos.

Partiendo de los objetivos entregables y expectativas documentadas en la fase anterior en la cual indicamos que pretendemos lograr, iniciamos el desarrollo del plan de proyecto que incluye las estrategias y esquemas de como vamos a lograrlo.

Plan del proyecto.

Para que sirve

a.      Guía la ejecución y control del proyecto

b.      Establece el estándar o punto de referencia con el cual vamos a evaluar el éxito del proyecto

c.       Facilita la comunicación entre los involucrados

d.      Documenta los criterios de nueve áreas y su aplicación

Que incluye, documentos y herramientas utilizadas en la planeación

1.      Alcance,

a.      Recolección de requisitos

b.      Declaración del alcance

c.       Creación de la EDT o WBS (desglose estructurado del trabajo.)

2.      Recursos Humanos,

a.      Diagrama organizacional del proyecto

b.      Matriz de roles y funciones

3.      Comunicación

a.      Matriz de comunicación

b.      Calendario de eventos

c.       Reporte mensual

d.      Estatus semanal

4.      Tiempo,

a.      Programa del proyecto ruta critica

5.      Costo

a.      Estimados de costos

b.      Presupuesto base

c.       Flujo de efectivo

6.      Calidad

a.      Listas de verificación diagrama causa efecto

b.      Análisis de precedentes

7.      Riesgo

a.      Mapa de riesgos

b.      Matriz de administración de riesgos

8.      Abastecimientos

a.      Matriz de abastecimientos

9.      Integración

a.      Control de cambios

b.      Lecciones aprendidas

Administración del alcance.

Su objetivo es asegurar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido y solo el trabajo requerido para terminar el proyecto exitosamente.

La recolección de requisitos tiene el propósito de documentar las necesidades de los involucrados para cumplir los objetivos del proyecto.

Con la definición del alcance se pretende dejar en claro en un documento los límites del proyecto, los productos que se entregaran al final,  La estrategia metodológica a seguir, de que factores depende que la empresa salga bien y como se medirá al final el éxito del proyecto.  Asegura que tanto el cliente como el patrocinador y el equipo del proyecto confirmen como serán los entregables finales del proyecto.

La descripción de los entregables finales y subentregables  deben seguir el criterio  SMART, acrónimo que explicamos como especcifico, medible, acordado, realista y en el tiempo establecido.

Como desarrollarla,  definir dos o tres párrafos para cada uno de los entregables finales utilizando la técnica de mapa mental, obtener subentregables  de cada fase del proyecto o directamente desglosar cada entregable en tres o seis subentregables, ejemplo. Un entregable final en el caso de la construcción de un edificio seria la adaptación del edificio sus subentregables serian, programa de necesidades, diseño arquitectónico e ingenierías, construcción, mobiliario. Otro entregable seria en cambio en donde sus subentregables serían: mudanza, anuncio, eventos de inauguración sus suentregables serían invitaciones, banquete, música, medios de comunicación.

Por otra parte con la creación del EDT se busca especificar detalladamente, de preferencia en un gráfico todo el trabajo a realizar para lograr los productos deseados, de esta manera se podrá tener un mayor conocimiento de las tareas a realizar y un mejor control durante la fase de ejecución.

Ya con estas bases es posible estimar el tiempo y los costos del proyecto en las fases posteriores de la planificación.

Recolección de requisitos. Los requisitos de un proyecto deben de ser definidos y documentados, estos nos permiten especificar las necesidades y expectativas de los involucrados las cuales deben ser cumplidas.

Para desarrollar los requisitos primero se analiza la información contenida en el acta del proyecto y se identifica quienes son los involucrados, luego se le solicita los requisitos a los involucrados (clientes, usuarios, etc.), en algunos casos también se deben revisar los mejores productos similares a los que se desarrollaran durante el proyecto (Benchmark). Que es utilizar un modelo de referencia. Las técnicas más empleadas para obtener requisitos son: entrevistas, cuestionarios y encuestas, observación, prototipos, grupos de enfoque y otras técnicas de trabajo en grupo.

El trabajo resultante se registra en la salida del proceso “documentación de requisitos”, describe como los requisitos individuales cumplen con los objetivos del negocio. Estos comienzan a definirse a un alto nivel y se van detallando progresivamente.

Definición del alcance. Pata definir la metodología del producto es necesario primero, tener claro el método a emplear, sea de consultoría, mejora de procesos, desarrollo de software, desarrollo de productos, etc. Luego se necesita saber cuál es el ciclo de vida más adecuado según las circunstancias en que surge el proyecto.

Creación del EDT. Un EDT es un gráfico jerárquico que plasma las etapas de la metodología a seguir en el proyecto, con un desglose de sus actividades hasta un nivel conveniente.

El EDT se construye a partir de los entregables y la metodología detallada en el enunciado del alcance, y las actividades a realizar se descomponen en tareas. Incluye todo el trabajo a efectuar durante la ejecución del proyecto.

Los principios en que se basa la técnica del EDT son:

1.      Divida y vencerá, ante un problema complejo

2.      Desglose las actividades para tener un mejor entendimiento y control sobre ellas

3.      Tome del enunciado del alcance la metodología y los productos a entregar para construir el EDT

4.      El EDT constituye un depósito de conocimientos metodológicos  donde se podrán ir acumulando experiencias en el futuro

Para crear el EDT se sugiere seguir el siguiente procedimiento

1.      Inserte el entregable más importante de este proyecto en el nivel tope del EDT  con el número 1.0

2.      Identifique las etapas de la metodología de su proyecto y los productos a entregar en cada una de ellas. Asigne el entregable de cada etapa en  el segundo nivel con los números 1.1, 1.2 , y así sucesivamente.

3.      Para cada entregable, identifique los grupos de tareas o subetapas  que resumen de manera lógica las actividades supeditadas. Entonces coloque estos grupos en el tercer nivel con la numeración correspondiente 1.1 , 1.2 y así sucesivamente.

El nivel de detalle del desgloce debe fundarse en que:

1.      Debe permitir entender la tarea a quien la va a realizar

2.      Las entradas y salidas que se especifiquen en cada tarea deben ser cuantificables, para que se pueda saber cuándo se terminó cada una de ellas.

3.      Debe permitir identificar el grado de avance del proyecto durante la ejecución

4.      Conviene que considere el riesgo; a más riesgo, más detalle

5.      La duración de cada tarea al más bajo nivel tiene relación con los ciclos de revisión durante la ejecución para mejorar el control.

6.      Trate de identificar a una persona responsable por tarea

7.      Debe dar por resultado que el presupuesto y el cronograma sean manejables, ya que luego se utilizara el EDT para estimas los tiempos y los costos del proyecto.