Fase 3 Ejecucion y control del proyecto.

La ejecución comienza durante el desarrollo del plan de proyecto al seleccionar a los proveedores, administrar sus contratos, asegurar la calidad, integrar al equipo y distribuir la información de acuerdo con los criterios preestablecidos en el plan de proyecto.
El objetivo primordial del proceso de ejecución es obtener los entregables del proyecto ademas del reclutamiento del recurso humano y su integración. Este proceso tiene la finalidad de comunicar a los interesados el estado de los productos y del trabajo realizado.

El proceso de seguimiento y control tiene el objetivo de observar los desempeños y de recomendar acciones correctivas así como controlar los cambios al alcance del proyecto para poder aprobar y formalizar actualizaciones que dan como resultado una nueva linea base del proyecto. De lo anterior se desprende que la fase de ejecución y control coinciden en el tiempo e interactuan entre si para obtener los entregables de acuerdo con los requerimientos del cliente.

Ejecución.
El proceso de ejecución coordinado por el administrador consiste en obtener los productos entregables del proyecto, teniendo en cuenta personas y recursos siguiendo el alcance definido. Los subprocesos de la ejecución del proyecto son:

1.- Obtener los entregables.
2.- Asegurar la calidad de los procesos del proyecto .
3.- Desarrollar el equipo de trabajo.
4.- Distribuir la información del proyecto.
5.- Realizar las licitaciones.

Durante esta fase se busca asegurar también que el trabajo que se esta realizando se apegue a los procesos del proyecto tal y como han sido definidos mediante acciones de aseguramiento de la calidad. Así mismo es el momento de efectuar lo acordado en el plan de recursos humanos sobre el reclutamiento del equipo de trabajo, de igual manera es el momento para que el administrador se haga cargo de la distribución de la información entre los involucrados en el proyecto.
Durante esta etapa se abre la convocatoria a las licitaciones previstas entre los proveedores potenciales a considerar.

Seguimiento y control.

Al efectuar el proceso de seguimiento y control se verifica por un lado el logro de los productos de acuerdo con el alcance predeterminado y se formaliza la aceptación del cliente conforme se van logrando.

Por otro lado se observa y se mide regularmente el rendimiento del equipo de trabajo para detectar variaciones en el plan del proyecto y recomendar acciones correctivas. Durante este proceso se realiza el control de los cambios, analizando y aprobando o rechazando solicitudes de modificaciones al plan, este seguimiento y control incluye estar al pendiente del alcance, el crono grama, el presupuesto, los recursos humanos, la calidad y los riesgos.

Los subprocesos del seguimiento y control del proyecto son:

1.- Supervisar el trabajo.
2.- Gestional el control de cambios.
3.- Verificar el alcance de los productos obtenidos
4.- Controlar el alcance, crono grama, costos y calidad.
5.- Administrar al personal.
6.- Reportar el desempeño del proyecto.
7.- Operar el control de la respuesta a riesgos.
8.- Administrar los contratos

Adicional mente se administra la relación con los interesados en el proyecto manejando el proceso de comunicación de manera tal que se informe a todos de los cambios aprobados y se resuelvan posibles problemas entre ellos. Por ultimo en este proceso se administran los contratos con proveedores para el logro de los objetivos establecidos.

Técnicas de seguimiento y control del proyectos sugeridos

1.- Bitácoras.
2.- Revisiones técnicas y administrativas.
3.- Seguimiento y control de tareas.

Documentos de ejecución, seguimiento y control.

La principal entrada de los procesos de ejecución, seguimiento y control es el plan del proyecto y la salida mas relevante es la documentación asociada con los productos entregables en el proyecto.

Documentación de los productos.

Usualmente esta constituida por los manuales técnicos y de usuarios correspondientes.
Los errores cometidos frecuentemente son:

a) La documentación esta incompleta.
b) Es de difícil lectura y comprencion.
c) No sigue un entandar en estructura, técnicas y redacción.

Criterios de terminación.

En esta fase se debe de contar al final con un juego de manuales completos, claros y estandarizados.