Con el proceso de cierre se pretende finalizar formalmente el proyecto, sin dejar cabos sueltos de ningún tipo tanto como en lo relativo a la terminación del proyecto y de los productos entregables así como la aceptación por el cliente, la documentación del proyecto y su almacenamiento, como al finiquito desde el punto legal de los contratos.
Proceso de cierre.
El proceso de cierre es realizado por el administrador en estrecha interacción con el cliente, permite terminar todos los procesos asociados con la administración del proyecto y retomar la verificación del alcance para realizar la entrega de los productos del proyecto y constatar su aceptación formal por el cliente.
Por otro lado durante esta fase el administrador ordena, protege, y guarda en forma conveniente la documentación del proyecto. Así mismo mediante este procesos finiquita el o los contratos con el cliente y con los proveedores lo cual debe hacerse formalmente es decir, se debe producir un documento de finiquito legal firmado por las partes. Conviene por otra parte solicitar al cliente una carta de recomendación ya que puede constituir un valioso instrumento de acreditación para ventas futuras.
Finalmente como un ejercicio de recuperación de la experiencia, el administrador y su equipo analizan su desempeño y el de los otros involucrados durante las diversas fases del proyecto y realizan correcciones y actualizaciones a los activos organizacionales de la empresa donde laboran.
Procedimiento a utilizar para la fase del cierre.
1.- Objetivos del procedimiento: Orientar al director y a los colaboradores en la fase de cierre del proyecto atendiendo los aspectos técnicos, de negocio, legales y de cierre administrativo.
2.- Alcance del procedimiento: Este procedimiento se utiliza para cerrar los proyectos que se realicen en toda la empresa. Los proyectos pueden ser de consultoria, investigación, desarrollo tecnológico, innovación de productos, procesos o servicios, siempre que tengan un buen nivel profesional y educativo y pretendan un impacto relevante, técnico y de negocios.
3.- Cierre del proyecto:
Objetivos
- Se desea obtener el finiquito del proyecto desde el punto de vista de la satisfacción del cliente sobre la entrega de los resultados, y el cierre del aspecto legal si hubiera un contrato y/o un financiamiento externo. Por otra parte, se pretende que los colaboradores realicen una reflexión final sobre su desempeño y aprendizajes. El impacto de negocio logrado debe quedar documentado y recuperado por las partes.
Para cerrar el proyecto se requieren las siguientes entradas:
b) Documentos de los productos del proyecto.
c) Portafolio con las reflexiones de los colaboradores u otro instrumento por ejemplo una bitácora.
d) Reporte de evaluación de los integrantes del equipo.
Se requiere del siguiente proceso
a) El director del proyecto solicitara al destinatario el finiquito del proyecto y una carta de recomendación.
b) El director del proyecto pedirá a los colaboradores una presentación sobre el desarrollo del proyecto y la mostrara en un evento de cierre para compartirla con los demás interesados.
c) Los colaboradores participaran en un taller de cierre y reflexión final sobre sus desempeños y aprendizajes.
Se requieren de las siguientes salidas.
a) Finiquito del proyecto
b) Carta de recomendación del cliente.
Criterios de terminación.
El criterio de finalización aplica si se obtuvieron el finiquito y la carta de recomendación o en su defecto un documento que ampare el final del proyecto. Los documentos del proyecto deben de estar completos y deben guardarse y ser accesibles para un futuro.
4.- Formatos para el cierre del proyecto
Formato de ejemplo de formato de aceptación formal.
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